Comment mieux s’organiser pour être efficace

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« Avec le travail, j’te jure, je n’ai le temps de rien faire ! Je passe ma journée au boulot, et le soir, je suis épuisé, je n’ai plus d’énergie pour rien. Il me faudrait 36 heures dans la journée, et trois jours de week-end. »

Nous sommes nombreux à courir après le temps, à négliger notre sommeil pour rentabiliser au maximum le temps éveillé, et sans pour autant jamais être satisfait de son utilisation. Trop de temps consacré à l’entreprise, pas assez aux projets personnels, toujours plus de frustration et de fatigue. Mais est-ce de toute façon possible de tout faire ? Certainement non. Selon la consultante Elizabeth Grace Saunders, « la vitesse et la sophistication de la société moderne ont fait de la gestion du temps un concept obsolète. Quelle que soit votre efficacité, vous ne pouvez plus tout faire ».

Le champ des savoirs et des possibles est devenu immense, et tend vers l’infini. Dans notre humanité, nous devons accepter cette frustration de notre petitesse, liée au temps, et à notre temps de cerveau humain disponible. Cette expression créée en 2004 par Patrick Le Lay, à l’époque PDG du Groupe TF1, en dit long sur sa réalité commerciale. Notre temps de cerveau est à vendre. Nous somme assommés et assoiffés d’informations partout, dès le réveil avec nos smartphones et les réseaux sociaux, et tout au long de la journée, dans la rue, dans les transports avec les publicités, au travail avec les mails, le téléphone, les chat’, les réunions, le téléphone, et ensuite le soir avec la télévision, la publicités, et bien sûr tout au long de la journée avec les notifications push qui font vibrer nos smartphones.

Comment se libérer du temps et gagner en efficacité ?

La première évidence est de se libérer. Vous êtes stressés par tous ces mails et ces notifications ? Retirez toutes notifications de votre téléphone. Vous verrez vos likes Instagram en vous rendant vous-mêmes sur l’application dans le temps que vous aurez choisi. Et la breaking news de ce site d’info attendra une heure aussi. En cas d’urgence, un de vos collègue ne manquera pas de vous informer, mais vous ne serez pas dérangé pour rien dans votre organisation et votre concentration.

De la même manière désinscrivez-vous de toutes les newsletters et listes de diffusion inutiles, celles que vous ne lisez plus depuis longtemps. Faites du tri dans vos mails. Supprimez tout ce qui ne vous servira plus. L’environnement vous remerciera, rappelons qu’internet génère entre 2 et 10% des gaz à effets de serre, et le stockage de nos données (serveurs, cloud, emails)  est en grande partie responsable de cette pollution. N’ayez plus peur de manquer une information, une invitation, une mise en relation. Ne gardez que le meilleur, et choisissez vous-même avec qui vous souhaitez être en interaction. Soignez votre FOMO (Fear of missing out) et vous n’en vivrez que mieux.

Je vous vois derrière votre ordinateur, à  passer votre journée sur les mails, y répondre, les traiter, les classer. Ce n’est que lorsque les mails s’arrêtent, le soir en général, que vous pouvez travailler sur vos dossiers de fond. Du coup vous arrivez le soir épuisé, en ayant l’impression de n’avoir pas avancé. Ce fut longtemps mon cas. Voici donc quelques pistes pour gagner du temps.  Classez vos mails autrement. La boite de réception d’un côté, et le dossier « traité » de l’autre. Si vos objets de mails sont bien intitulés Dossier C_Sujet Y, vous ne devriez pas avoir de mal à retrouver un mail dans la barre de recherche. En revanche vous gagnerez de précieuses secondes à ne pas les classer.

Ne surchargez pas votre agenda de réunions et limitez les dans le temps (30 minutes), et ménagez vous de longues plages horaires de travail de fond sans interruption pour avancer dans votre to-do. Ne consultez vos messages que deux ou trois fois par jour maximum. Vous verrez très vite qu’aucun message n’est vraiment urgent. En cas d’urgence, vos collègues / clients / boss pourront toujours utiliser le téléphone. Si vous êtes en open space où que vous avez du mal à vous concentrer, créez vous des bulles de travail, mettez une playlist de concentration ou de bruit blanc (il y en a plein sur YouTube) et accordez vous 25 minutes de concentration pure. Vous allez voir votre concentration et votre efficacité se décupler ! Gaël Allain, docteur en sciences cognitives et spécialiste de la gestion de la charge mentale et de l’attention, et co-créateur de l’appli My Mental Training, explique qu’une seule interruption d’une tâche, de type notification de mails, coup de fil, ou conversation de collègue, aurait pour conséquence d’augmenter de 30% le temps pour finir cette tâche. Un manque à gagner énorme pour les entreprise, et surtout pour chacun de nous.

Obligez- vous à finir tôt. N’avez-vous pas remarqué que lorsque vous devez quitter tôt le travail, vous étiez beaucoup plus efficace ? Appliquez vous cette règle au quotidien, et allez à l’essentiel. Apprenez à dire non, et à déléguer. Alertez votre hiérarchie si la charge de travail est trop importante, et vous en prenez qu’à vous même si vous n’arrivez pas à avancer. Débarrassez vous aussi des tâches ou des clients qui n’ont que peu de valeur ajoutée ou ne sont pas gratifiants. Eloignez-vous des personnes nocives qui vous bouffent votre énergie. Prenez du recul et imprégnez vous de cet accord toltèque précieux  » Quoi qu’il arrive, n’en faites pas une affaire personnelle « . Si vous passez 40% de votre temps sur un client qui vous énerve, et ne vous rapporte quasiment rien, éliminez le de votre liste. Votre énervement et votre baisse de motivation vous font perdre un temps précieux,

Comment bien utiliser le temps gagné ?

La première utilisation doit être évidemment de retrouver une hygiène personnelle : privilégiez le sommeil, dormez plus, votre vie va immédiatement s’améliorer. Mangez mieux aussi, faites du sport, bougez vous, profitez de la nature, méditez ou priez si le cœur vous en dit, prenez vous du temps pour vous, soignez-vous et prenez soin de votre corps. Soufflez. Respirez. Admirez. Rêvez. C’est très souvent lors de période où l’on ne fait rien qu’on est le plus créatif. Retrouvez-vous. Sentez-vous vivre. Et faites ce qui vous fait plaisir.

Faites vous une to-do personnelle de choses que vous avez vraiment envie de faire : apprendre une langue, un sport, entreprendre un voyage, voir vos amis plus souvent, écrire un livre, acheter une voiture, monter votre boite. Dites vous que c’est vraiment possible. Utilisez le temps gagné pour planifier votre vie telle que vous la rêvez, sur 6 mois maximum. Ne vous donnez pas de deadlines trop lointaines, planifiez dès aujourd’hui les petites actions pour réaliser vos rêves. Réservez votre cours, prenez date avec vos amis, réservez vos billets, rencontrez votre banquier, faites un business plan.

Dès maintenant, commencez à vivre pour vous !

 

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